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Services techniques

lu 4872 fois | publié le 27/09/2017

Acheteur services généraux

L'acheteur services généraux prend en charge la gestion des achats de frais généraux : il sélectionne les fournisseurs et prestataires et négocie avec eux, en fonction des besoins exprimés par les différents sites de l'entreprise.

Autres intitulés

  • Acheteur frais généraux
  • Acheteurs fournitures
  • Responsable services généraux

 

Activités principales

Remontée et audit des besoins de l'entreprise

  • Effectuer un diagnostic des besoins en matière de services généraux : entretien et maintenance des bâtiments, mobilier de bureau, fournitures de bureau, traitement du courrier, sécurité et gardiennage, téléphonie, intérim..., en fonction de la masse salariale, de l'organisation de l'entreprise, du nombre de sites, des historiques d'achats.
  • Prendre en compte les règles d'hygiène et de sécurité, ou toute autre contrainte légale imposée pour exercer l'activité professionnelle sur les sites en question.
  • Effectuer une veille permanente sur les obligations de l'entreprise en matière de services généraux, en liaison avec les équipes juridiques et RH de l'entreprise.
  • Appréhender la stratégie globale de l'entreprise et notamment les objectifs de réduction des coûts en matière de services généraux.
  • Identifier les interlocuteurs au sein de chaque direction métier de l'entreprise afin de faciliter la remontée des besoins.
  • Établir un cahier des charges précis recensant l'ensemble des besoins en produits et services pour les différentes familles de services généraux.

 

Sourcing des fournisseurs et prestataires

  • Effectuer une veille marché sur les nouveaux outils ou sur les prestataires qui peuvent faciliter la gestion des achats de services généraux.
  • Recenser l'ensemble des fournisseurs et des prestataires présents sur les marchés, susceptibles de répondre au cahier des charges défini (sourcing).
  • Évaluer ces prestataires et fournisseurs en fonction du cahier des charges défini avec la Direction métier : nature de la prestation délivrée, références clients, taille du prestataire, santé financière, bonne compréhension des besoins de l'entreprise...
  • Étudier et mettre en place les achats sur catalogue (en ligne ou non) qui permettront d'automatiser les achats de services généraux.
  • Organiser des appels d'offre et/ou des enchères inversées afin de sélectionner les prestataires et fournisseurs adéquats.

 

Contractualisation de la prestation

  • Négocier et définir très précisément les contrats lorsqu'il s'agit de prestation de service (restauration d'entreprise, transport de personnel, nettoyage industriel...) ou de prestation intellectuelle (intérim, conseil...) : durée de la prestation, moyens mis en place par le prestataire, mode de communication entre l'entreprise et le prestataire (fréquence du reporting), valeur ajoutée finale pour l'entreprise...
  • Négocier avec les fournisseurs sur les coûts globaux, les délais de paiement, la mise en place ou non d'accords-cadres...
  • Rédiger et/ou valider avec la Direction juridique de l'entreprise la bonne formalisation contractuelle de la prestation.

 

Suivi et contrôle des fournisseurs et prestataires

  • Préparer l'intervention et l'intégration des prestataires : communication auprès des Directions métier concernées, respect des règles de sécurité (entretien de façade par exemple), moyens matériels (postes informatiques, salles de réunion...).
  • Vérifier régulièrement le respect des engagements contractuels (fournitures livrées, prestations effectuées...).
  • Assurer également le suivi administratif des contrats (émission des factures et bordereaux nécessaires, suivi des factures...).
  • Évaluer la satisfaction des Directions métier par rapport à la réalisation de la prestation (mise en place de grilles d'évaluation objectives, tableaux de bord...).
  • Mesurer les gains financiers réalisés et les confronter avec la satisfaction des salariés en matière de services généraux.

 

Activités éventuelles

L'acheteur de services généraux peut exercer un rôle moteur dans la mise en place et le déploiement d'outils d'e-sourcing et, surtout, d'e-procurement. La dématérialisation des factures, le paiement et les commandes en ligne directement sur catalogue par les Directions métier permettent à l'acheteur services généraux de gagner un temps précieux et d'apporter une réelle valeur ajoutée à l'entreprise.

 

Variabilité des activités

L'acheteur services généraux peut exercer son métier aussi bien chez l'utilisateur que chez le prestataire.

  • En entreprise, son positionnement dépend de la taille du service achat et de la maturité de l'organisation achats : au sein d'une grande Direction centrale des achats, l'acheteur services généraux se concentre sur le pilotage des achats de services généraux. Son intervention est directement liée aux projets d'e-procurement et aux objectifs de réduction/optimisation des coûts. Il met en place une stratégie globale d'achats de services généraux, sélectionne les fournisseurs et prestataires, négocie et suit précisément les tableaux de bord financiers. Son périmètre d'action peut faire l'objet de plusieurs postes : services généraux destinés aux personnes, aux bâtiments...
  • Au sein d'un site de production, son périmètre est davantage opérationnel. Il se positionne en gestionnaire des services généraux de son site, et il est garant du respect du budget. Il applique et respecte la politique achats définie par le siège. Dans ces cas de figure, il est fréquent que l'acheteur services généraux ait aussi la charge des services généraux du site.
  • Dans le conseil, il peut évoluer au sein d'une société de facility management, c'est-à-dire d'externalisation des services généraux. Dans ce cadre, l'acheteur services généraux va travailler au sein d'une centrale d'achats et effectuer des volumes très importants d'achats pour le compte de différents clients. Il se positionne en spécialiste des achats et de la réduction des coûts et il en maîtrise parfaitement toutes les techniques : sourcing, e-procurement, enchères, techniques de négociation... Il travaille en liaison avec des consultants opérationnels (basés chez les clients) ou avec des salariés de l'entreprise sur site qui gèrent au quotidien les services généraux de l'entreprise.

 

Rémunération

Jeune cadre : entre 25 et 40 k€

Cadre confirmé : entre 40 et 70 k€

 

Compétences requises

Compétences techniques

  • Bonne connaissance des différents modes de consultation de prestataires et de fournisseurs (appels d’offre, sourcing…)
  • Excellente maîtrise des techniques de négociation
  • Bonne connaissance des outils d’e-procurement
  • Vision précise des différents métiers de l’entreprise en termes de culture, organisation, historique des départements…
  • Bon bagage juridique, afin d’articuler au mieux les négociations contractuelles en liaison avec la Direction juridique de l’entreprise
  • Bonne connaissance du fonctionnement d’un site professionnel (site de production ou siège) : immobilier, obligations légales…

 

Aptitudes professionnelles

  • Sens critique et perspicacité, notamment dans le cadre des achats de prestations
  • Diplomatie dans la gestion des relations avec les prestataires, afin de favoriser leur investissement permanent et de ne pas rentrer en situation conflictuelle
  • Résistance au stress, aussi bien dans la phase de sélection des prestataires que dans les négociations, afin de garder en vue les objectifs de l’entreprise
  • Fermeté, afin de veiller au respect des engagements contractuels et au suivi des équipes de prestataires intervenant dans l’entreprise
  • Goût pour les chiffres, dans le cadre du suivi des tableaux de bord et des performances financières de réduction des coûts
  • Rigueur et organisation, car les achats de services généraux supposent un nombre important de références produits, factures et fournisseurs
  • Sens de l’écoute et capacités d’empathie, afin de favoriser la remontée et la compréhension des besoins de l’entreprise
  • Pédagogie, notamment pour accompagner l’intégration des prestataires au sein de l’entreprise

 

Le profil

Diplômes requis

  • Écoles de commerce ou 3e cycle en gestion / management / économie
  • Écoles d'ingénieurs généralistes ou spécialisées dans le domaine d'activité de l'entreprise
  • 3e cycles spécialisés dans la fonction achats : DESS MAI à Bordeaux, mastère gestion des achats internationaux de l'Essec, d'HEC, de l'EM Lyon, Desma de Grenoble...
  • Formations Bac +3/4 spécialisées dans les achats
  • Formations Bac +3/4 en gestion/commerce ou administration des entreprises

 

Durée d’expérience

Le poste d'acheteur services généraux s'adresse aux cadres ayant trois à cinq ans d'expérience professionnelle.

 

Postes précédents (P-1)

 

Qui recrute ?

  • La plupart des entreprises disposant d'un nombre important de salariés (plus de 3 000) situés sur le même site
  • Les entreprises de conseil en facility management

 

Rattachement hiérarchique

 

Environnement de travail et interlocuteurs

 

Evolution professionnelle (P+1)

Mots-clés : métierachatsacheteurfournituresservices généraux