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Communication, création

commentaire (0) | lu 1380 fois | publié le 13/09/2017

Responsable de la documentation

Le responsable de la documentation définit et fait évoluer une politique documentaire à partir d'une analyse des besoins de l'organisation. Il élabore un programme d'activités, le met en œuvre et en rend compte à sa direction. Il assure le management d'un service dans toutes ses composantes : ressources humaines, budget, technologies et moyens logistiques. De plus, le responsable de la documentation optimise l'utilisation des ressources internes et externes et participe au développement de la qualité des produits et services.

Autres intitulés

  • Responsable de centre de ressources documentaires et éditoriales
  • Responsable de service d'information, de documentation et/ou d'archives
  • Info-manager ou manager de l'information et de la documentation
  • Responsable de bibliothèque
  • Directeur de bibliothèque
  • Directeur de la documentation

 

Activités principales

Pilotage de la fonction recherche et gestion de l'information

  • Compréhension des besoins des utilisateurs, conduite d'enquête de satisfaction et développement d'une offre de produits et services
  • Organisation et supervision de la production documentaire :
    • Collecte, traitement et diffusion de documents internes et externes, texte, son et image, le plus souvent numériques
    • Mise en œuvre du dispositif d'accueil et de formation des usagers sur place ou à distance
    • Valorisation et diffusion de l'information au travers de portails documentaires

 

Gestion des ressources humaines, techniques et logistiques, budgétaires

  • Gestion du personnel : recrutements, définition de plan de formation et encadrement
  • Répartition, planification et coordination des tâches
  • Evaluation des compétences et des résultats des personnels
  • Elaboration et suivi du budget, négociation des achats
  • Supervision des tableaux de bord
  • Programmation et aménagement des espaces
  • Choix des systèmes technologiques en relation avec la politique informatique de l'entreprise

 

Conduite de projets documentaires et développement de partenariats

  • Conception de produits et services documentaires: analyse de besoins, diagnostic, élaboration de préconisations, propositions de solutions et mise en œuvre
  • Rédaction d'un cahier des charges fonctionnel de système d'information
  • Coordination et animation de réseau documentaire, négociation de partenariats dans un objectif de mutualisation des ressources

 

Communication institutionnelle

  • Participation à des opérations de communication institutionnelle, notamment par la rédaction de supports (écrits, web...) et la participation à des réunions et des conférences
  • Représentation de son entreprise auprès de ses partenaires

 

Compétences requises

Compétences techniques

  • Concevoir un système global de gestion de l’information répondant à la politique générale de l'organisme.
  • Organiser le processus de collecte, capitalisation et diffusion de contenus et documents.
  • Négocier les achats et les contrats avec des fournisseurs, partenaires et clients.
  • Définir une stratégie marketing pour le service documentaire et élaborer une stratégie produits.
  • Elaborer un tableau de bord permettant de suivre et contrôler les performances d'une organisation ou d'un projet important (évaluer la qualité du service, vérifier la satisfaction des clients, mesurer la réalisation des objectifs).
  • Concevoir, spécifier et superviser un système d'information documentaire intégrant les technologies émergentes (web 2.0, outils collaboratifs...); définir l'interface appropriée aux utilisateurs.
  • Concevoir et réaliser des opérations de communication afin de promouvoir ses activités au sein de l'entreprise et à l'extérieur de l'entreprise.
  • S'exprimer avec aisance en public (animer une table ronde, participer à un débat, effectuer une synthèse verbale immédiate).
  • Faire respecter le droit de l'information notamment en matière de propriété intellectuelle, droit des contrats, droit de prêt, droit de copie.
  • Définir une stratégie éditoriale en fonction des besoins de l'entreprise.
  • S'inscrire et se faire reconnaître dans un réseau professionnel.
  • Catalogues, bibliographies, répertoires (sur tous supports)
  • Normes et standards
  • Langages documentaires
  • Logiciels bureautiques et de groupware
  • Logiciels de gestion de fonds documentaires ; logiciels de gestion de contenus (son, texte, image, web)
  • Outils de recherche et de veille
  • Technologies Internet (HTML, XML, RSS, wiki...)

 

Aptitudes professionnelles

  • Leadership
  • Anticipation
  • Capacité de prise de décision
  • Gestion de crise
  • Esprit d'analyse, de synthèse
  • Sens de la négociation
  • Persévérance

 

Environnement de travail et interlocuteurs

Nombreuses relations avec les directions stratégiques et opérationnelles de l'entreprise.

Manage une équipe de professionnels qui peut être centralisée ou répartie dans les directions ou services utilisateurs.

Nombreuses interactions avec son milieu professionnel national.

 

Evolution professionnelle (P+1)

  • Métiers du conseil (consultant en ingénierie documentaire et conseil système d'information, gestion de projet)
  • Métiers de la formation (formateur)
  • Métiers de la logistique et des moyens généraux
  • Métiers de la communication et de l'édition
  • Métiers de la qualité

 

Fiche réalisée en collaboration avec l’ADBS.