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Vie en entreprise

| publié le 25/08/2016

Vie pro · Retour de vacances, faites le point sur votre organisation

Retour de vacances, faites le point sur votre organisation

Pas tout à fait la rentrée, vous avez encore un petit moment de tranquillité au bureau, profitez en pour faire un point sur votre organisation avant d'affronter le brouhaha et les questions des collègues. Votre stress pourrait s'en voir fortement diminué !

 

 

Stress et chronophagie sont-ils la conséquence de notre mauvaise organisation ? Laurence Einfalt en est convaincue. Consultante et formatrice en organisation personnelle, elle intervient régulièrement notamment auprès de cadres du tertiaire.

 

Les erreurs les plus fréquentes :

" D'abord un usage du mail peu approprié. Par exemple, l'échange d'opinions de 4 salariés autour d'un document. Chacun donne son avis mais de façon désordonnée, beaucoup d'e-mails sont envoyés, et au final rien n'est décidé. Ensuite, la noyade sous les documents ( papiers ou électroniques ), sans consigne claire de la part de la hiérarchie : par exemple, un manager qui envoie un document à ses collaborateurs avec en commentaire " M'en parler ." Le collaborateur ne sait pas clairement ce qu'il faut faire et il stocke l'info. "

 

Quelques questions à se poser

Aussi, l'amélioration de votre organisation passe d'abord par un diagnostic. Et quelques questions :

 

1) Mettez-vous moins de 50 secondes pour trouver un document, une information ? " Que vous ayez une grosse pile de documents sur votre bureau ou une boîte mail qui déborde ne regarde personne : le tout est que vous mettiez moins de 50 secondes pour retrouver l'info ou le document", explique Laurence Einfalt.
2) Si vous partiez en vacances, un autre collègue pourrait-il facilement retrouver une information sur votre disque dur ?
3) Combien de post-it décorent votre bureau ? S'il y en a beaucoup, c'est que vous avez sûrement du mal à faire le tri.
4) Sur votre bureau (physique ou numérique), avez-vous l'impression de croiser du regard constamment les mêmes documents dont le statut est "A traiter" ? Cela vous mange du temps et de la concentration, « c'est une cause de stress », déplore Laurence Einfalt.

 

To do list : les erreurs fatales

Autre levier d'action immédiat : la liste des "A faire". Car devant l'apparente facilité de la tâche, 3 écueils majeurs vous attendent :

 

1) Confondre les actions avec une date limite et les actions sans date limite.
Solution : ne mettre que des actions sans date limite sur sa liste. Les actions à date limite vont dans l'agenda.
2) Mélanger les verbes d'action et les événements.
Exemple : " Appeler Patrick et Projet Mady ." Le projet ne signifie rien en termes d'action à mener.
Solution : transformer les événements en verbe d'action : " envoyer documents préparatoires projet Mady "
3) Confondre les "A faire" avec des listes contextuelles.
Exemple : "Appeler Patrick et acheter lait/yaourts/etc". La liste des courses n'est utilisable que dans le contexte du supermarché.
Solution : les listes contextuelles font l'objet de listes à part.

 

Article rédigé par Jean Chabod


 


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