Cadres

Expliquez

Choisissez 1 ou 2 collaborateurs de confiance qui resteront au bureau pendant votre absence. Puis briefez-les sur les dossiers en cours : plannings, enjeux, contacts. Donnez-leur toutes les informations que vous jugerez utiles pour gérer les urgence pendant vos vacances. Le but n'est pas qu'ils traitent eux-mêmes le dossier s'ils n'en connaissent pas la totalité : il est plutôt de les aider à faire face à une demande imprévue, d'orienter ou d'informer rapidement un de vos contacts qui appellerait pendant vos congés.

Rangez

Mettez votre bureau au propre. Faites en sorte que les dossiers papier soient regroupés de façon cohérente par projet ou client, que les plus importants soient immédiatement à portée de main. La surface même de votre bureau doit être complètement dégagée : c'est cet ordre qui fera que vos collègues pourront retrouver une note importante en moins d'une minute, malgré votre absence et sans avoir à vous appeler... à la plage.

Organisez

C'est le moment de réviser intelligemment l’arborescence de votre disque dur. Limitez le nombre d'icônes sur le bureau, classez les dossiers par numéro ou par ordre alphabétique et n'hésitez pas à créer autant de sous-dossiers que nécessaire, témoin du découpage cohérent de votre esprit. C'est à ce prix-là que vos collègues retrouveront facilement un document.

Prévoyez

Votre manager voudra probablement vous appeler ou vous envoyer des mails. Entendez-vous avec lui avant votre départ sur les conditions de contact pendant les vacances. Horaires, durée : à vous de négocier ce qui sera possible ou pas. Une fois ces règles fixées, vous serez plus serein.

Anticipez

Enfin, juste avant votre départ, vous allez préparer l'inévitable mail de réponse automatique (« Je serai absent du... au... Je prendrai connaissance de votre message à mon retour, etc. ») ainsi que la To do list du jour de rentrée. Ce jour-là, la reconnexion sera difficile, alors autant consigner ce qui vous paraît important tant que vous avez tous les éléments en tête.

Article rédigé par Jean Chabod